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Présentation de la base documentaire

La base documentaire couvre la littérature scientifique et technique, française et étrangère, du domaine santé publique. Sont signalés, indexés et résumés tous les articles des revues fondamentales, ainsi que les revues les plus pertinentes à la frontière du domaine, les ouvrages de référence, des thèses, mémoires, travaux académiques, mais également des rapports, des actes de congrès, des retours d’expériences. Un effort tout particulier est produit pour recenser la littérature « grise » ou à diffusion limitée, produite en dehors des circuits traditionnels de l’édition et publication. La BDSP souhaitant répondre au double objectif d’assurer une fraîcheur de l’information, tout en jouant un rôle de mémoire de la discipline, aucune notice n’est supprimée de la base de données. Cette base témoigne donc de l’évolution au fil du temps des préoccupations des professionnels de santé et de la mise en évidence des problèmes de santé publique.

Les contributeurs

Le premier corpus de la base documentaire a été créé au début des années 90 à partir de la fusion des bases de l’ENSP (Ecole nationale de la santé publique devenue Ecole des hautes études en santé publique - EHESP), de RAMIS (Réseau pour l’amélioration de l’information santé) et de RESHUS (Réseau sciences humaines et santé) de l’Inist-CNRS, soit environ 45 000 références dont les plus anciennes datent de la fin des années 1970. Ce socle de départ a été par la suite enrichi de références bibliographiques fournies par un réseau de bibliothèques et centres de documentation qui ont apporté leurs contributions. A ce jour les membres du réseau BDSP enrichissant la base documentaire sont les suivants : liste.

La structure en réseau, la capacité de repérage,  de référencement et d’analyse documentaire qui découle de sa diversité, permettent de minimiser le risque d'omission de repérage d’informations ou de travaux essentiels. Ce mode de travail partenarial, à travers un partage du suivi et du traitement documentaire, favorise par ailleurs une approche pluridisciplinaire de l’information en santé publique.

En pratique

Chaque mois les documentalistes adressent au service BDSP, les nouvelles notices bibliographiques analysées et collectées dans leur centre, dans le cadre d’une collaboration étroite au sein du réseau, permettant ainsi un enrichissement de la base documentaire d’environ 2 000 références. Cette opération de mise à jour se déroule en moyenne 10 fois par an.
L’usage d'un logiciel documentaire, d'un format particulier ou bien l'utilisation du thésaurus BDSP, ne sont pas des conditions nécessaires et indispensables à une adhésion au réseau BDSP en vue d'une participation à l’alimentation de la base de données documentaire. En effet, les centres participants peuvent garder leurs propres outils et vocabulaires par choix technologique, pour des raisons historiques, par nécessité au regard de la spécificité de sa couverture thématique, ou bien pour ne pas perturber des investissements dans d’autres réseaux  documentaires etc. Cependant et au final, toutes les références bibliographiques qui constituent la base documentaire BDSP sont formatées de façon identique et toutes indexées et interrogeables via les descripteurs du thésaurus BDSP ainsi qu’en langage Pascal (Inist-CNRS). Ce résultat est obtenu lors de la mise à jour mensuelle au sein du service BDSP, par l'utilisation des programmes informatiques de reformatage et une combinaison de passerelles entre vocabulaires, l'ensemble de ces programmes ayant été conçus et développés en interne.

Le principe de réciprocité

L’un des fondements de l’adhésion au réseau BDSP est la réciprocité des échanges. L’ensemble des programmes de reformatage des données et autres passerelles entre vocabulaires élaborés permettent de reverser des notices aux membres du réseau enrichissant la base documentaire. En effet, le souhait de réalisation d’une grande base de données couvrant l’ensemble des champs de la santé publique cohabite chez certains membres du réseau avec le souci d’alimenter et de gérer en parallèle leurs propres bases, qu’elles soient internes ou en ligne, qu’elles soient spécialisées sur un problème de santé publique, qu’elles présentent une approche particulière ou bien offrent une couverture régionale… Ainsi, dans le cadre d’un partage du traitement documentaire revisité et validé chaque année, le service BDSP reverse à chaque membre qui en exprime le souhait des lots de notices, sur la base d’un profil prédéfini, et au prorata de sa contribution. L'ensemble des programmes développés par le service BDSP permet d’assurer cet engagement. À titre indicatif, chaque année  le nombre global de notices rediffusées aux membres du réseau est quasi-similaire à celui du nombre de notices intégrées à la base documentaire de la BDSP, à savoir environ 20 000. Ce principe de réciprocité explique que vous pouvez retrouver des notices documentaires tatouées BDSP, disséminées dans différentes bases documentaires.
NB : une même notice peut être rediffusée plusieurs fois alors que d’autres ne le sont jamais.

En résumé

Les documentalistes du réseau se partagent la rédaction des notices bibliographiques. La coordination, la centralisation des données et la mise à jour de la base sont réalisées à l’EHESP par une équipe de permanents dédiée au fonctionnement du réseau et de son site.